Jak na time management?

Tento týden se nese ve znamení plánování. (Dobré) plánování času je nejenom velmi užitečnou taktikou, ale také důležitou součástí života snad každého člověka. V blogu k této Výzvě se dozvíte, jak si efektivně plánovat jídelníček i pohybovou aktivitu. V tomto článku se však na otázku správného plánování času podíváme trochu víc obecněji.

Máte občas pocit, že den je až směšně krátký na to všechno, co během něj potřebujete stihnout? Přetékají vám práce a povinnosti přes hlavu a vy najednou nevíte, do čeho se pustit dřív? Přejete si, aby měl každý den alespoň o pár hodin víc?

Odpovědí na tyto otázky by mohl být time management, který nabízí způsoby, jak hospodařit s časem a lépe si zorganizovat každý den. Klíčem k úspěchu je naučit se čas využívat efektivněji tak, aby nepracoval proti vám, ale pro vás.

Nedostatek času je pro mnoho lidí problém, se kterým se jen obtížně vypořádávají. Vy k nim ale patřit nemusíte! Pojďme se tedy společně podívat na pár základních principů time managementu.

Rady, které vám ušetří čas aneb základní principy time managementu

Principy a techniky správného plánování času nejsou nijak složité či náročné. Zkoušejte je zařadit do svého života postupně a dejte si čas na jejich „trénování“ a osvojení, aby se staly jednoduše součástí vašeho života.

Ujasněte si své priority

Zastavte se a v klidu se zamyslete, co je pro vás nejdůležitější a vytvořte si žebříček svých priorit. A to jak v osobním, tak i ve svém pracovním životě.

Lépe se pak budete rozhodovat, čemu spíše chcete věnovat svůj čas. Plánujte svůj den tak, abyste svým prioritám mohli věnovat právě tolik času, kolik si přejete. Protože nejde pouze o to, abyste stihli vše, co potřebujete udělat, ale abyste to navíc zvládli bez stresu z toho, že na to, co je pro vás nejdůležitější, vám čas dlouhodobě nezbývá.

Úkoly si napište

Pokud ve vás příliš mnoho úkolů a povinností vzbuzuje stres, vypište se z něho! Napište si seznam úkolů, které jsou před vámi. Připište k nim v krátkosti, co vás k jejich realizaci napadá, a zvažte také, kolik času vám jejich vypracování zabere. Dostanete tak úkoly ven z hlavy.

Máte-li před sebou nějaký velký úkol, rozložte si ho na menší části. Ty si časově rozplánujte tak, abyste celý úkol bez problémů stihli.

Nebojte se používat ani chytré elektronické a online nástroje, které vám rovněž mohou ušetřit mnoho času.

Naplánujte si den

Udělejte si každý večer chvilku času a napište si, co byste si přáli následující den stihnout a časově si činnosti rozvrhněte.

Co se týče pracovních úkolů, pokuste se na sobě vypozorovat, kdy jste v průběhu dne nejaktivnější, kdy vám jde práce nejlépe a snažte se nejdůležitější úkoly plánovat právě na tuto dobu.

Každý večer si kromě jiných činnosti naplánujte i svůj jídelníček, případně pohybovou aktivitu na další den. Více se o plánování jídelníčku dozvíte v blogu k této výzvě.

Mějte ve svých věcech pořádek

Pořádek dělá přátele. A také pomáhá šetřit čas. Na uspořádání svých věcí si klidně vyčleňte i celý den, vyplatí se to. Ušetříte spoustu času, když nebudete muset stále hledat, co potřebujete k práci. Snažte se udržovat věci na svém místě.

Využijte čekání produktivě

Ač se to často nezdá, část dne strávíme i čekáním. Proto mějte pro tyto chvíle připravenou nějakou odpočinkovou aktivitu, například knihu, kterou byste jinak vytahovali až těsně před usnutím, nebo nějakou podobnou činnost (za sebe mohu například vřele doporučit poslouchání podcastů).

Nedělejte ale důležité věci, na ty potřebujete klid a dostatek času.

Nepřeceňujte se

Dejte pozor, abyste na sebe nenaložili úkolů a povinností příliš. Buďte nekompromisní a držte se hesla: Co mohou udělat jiní (zvláště pokud se jedná o úkol, který mi nepřináší radost), ať udělají jiní. Uvažujte o svých schopnostech reálně. Pokud je úkol nad vaše síly, nebojte se být asertivní a odmítnout ho. Když se však náročnému úkolu vyhnout nemůžete, nestyďte se požádat někoho o pomoc. 

Lepší než se topit v úkolech a dělat je v časové tísni pouze napůl, je věnovat svou energii méně úkolům, které zvládnete, jak nejlépe budete moci.

Nezapomeňte také na pravidelný, ideálně aktivní, odpočinek. Vzpomeňte si na minulou výzvu Nelením, nesedím a zařaďte i při sedavém zaměstnání krátké pravidelné pauzy na protažení nebo lehké cvičení.

Odměňte se

A nezapomínejte ani na výzvu Zasloužím si odměnu. Protože po dobře odvedené práci si odměnu, která vás bude pozitivně motivovat, jistě zasloužíte.

Vnímejte úkoly jako výzvu

Spíše než jako nezrušitelné povinnosti se snažte vnímat úkoly, které před vámi stojí, jako výzvy. Výzva je totiž něco, co jsme si sami zvolili, sami vybrali a vzali za své. Jsme v tom případě pánem dané situace a nejenom otroky nějaké vnější povinnosti. Což obnáší ještě jednu věc – jak svobodně jsme začali, tak můžeme i svobodně skončit. Většinou. :-)